キャパオーバーの意味とは？仕事で思考停止した時の対処法＆事前のサイン

キャパオーバーの意味とは？

「キャパ」とは「キャパシティ」を短くした語句で、物や人に対して使います。
「キャパ」をパソコンや収納グッズに当てはめるのであれば、パソコンの中に保存できるだけの容量、収納グッズであれば収納できるだけの容量を指します。

人であれば受け入れられる量を指し、仕事などを受け入れられるだけの能力、受容力を表します。
それらの能力が「オーバー」したということは、容量を超えてしまったという意味合いになるでしょう。

「キャパオーバー」とは、受け入れられるだけの仕事量を超えてしまったことを意味します。

仕事でキャパオーバーしやすい人の特徴

仕事を抱え込みすぎてしまう人はどのような傾向があるか例を挙げてみます。

1. お人好しな所がある
2. 人に嫌われたくない
3. 負けず嫌い
4. 責任感が人一倍強い

項目に分けて、キャパオーバーする人の特徴について説明します。

特徴①：お人好しな所がある

キャパオーバーをする人の性格の特徴は、お人好しな所です。
仕事が期限に間に合わずに困っている人を見ると、つい助けてしまい自分が仕事を抱えがちになる所があります。

同僚が用事があって残業できないとか、子供が熱を出したので保育園まで迎えにいかなければいけないという場合、かわいそうに感じて引き受けることもあります。
自分の仕事が間に合わなくて、残業したり早出したりするとキャパオーバーを招き疲れ切ってしまいます。

特徴②：人に嫌われたくない

人に嫌われたくない、極度に人付き合いに敏感な人もキャパオーバーになりやすいでしょう。
頼まれた人に嫌な顔をされたくないとか、断って嫌われたらどうしようと考えて引き受けてしまうケースもあります。

周囲との関係が上手く行かず、自分だけ仲間はずれにされたら困るという意識が強く働いて、仕事を引き受けすぎてキャパオーバーになってしまいます。

特徴③：負けず嫌い

負けず嫌いな人もキャパオーバーになりやすいです。
仕事を頼まれたのに断ると、能力がなくて断ったと相手に思われると悔しいと思うこともあります。

また、他の人（自分がライバルだと意識している人）に頼んで成果を出されると負けたような思いがすると感じる人もいます。
競争意識から仕事を引き受けて、キャパオーバーを招く原因になることもあるでしょう。

特徴④：責任感が人一倍強い

責任感が人一倍強い人もキャパオーバーになりがちです。
自分が頼まれたのだから、責任を持って仕上げなくてはと考えるあまり、能力以上の仕事にも一生懸命取り組みすぎてキャパオーバーになることもあるでしょう。

人に聞いたり、相手に尋ねたりするといいのですが、責任感が強くなるあまり人に迷惑をかけたくないと、一人で抱え込むこともありキャパオーバーを招くことになります。

キャパオーバーしてしまう原因

では、なぜ限界を超えてしまうのか、考えてみます。

1. 仕事の優先順位を付けられない
2. 何でも独力でやろうとする
3. ネガティブ思考
4. 無理をし過ぎる
5. ストレスが溜まる
6. 弱みを見せたくない
7. 相談相手がいない

原因について、理由を詳しく解説します。

原因①：仕事の優先順位を付けられない

キャパオーバーをする人は、どの仕事を優先してやるべきか分からなくなることがあります。
仕事を引き受ける前に、最大限どのくらいまでに仕上げれば良いのか期日を聞いておく必要があります。

今抱えている仕事との順番を考えて見通しを立てる必要があるでしょう。
現在の仕事を頼んだ人から、追加で仕事をするように言われた場合は、どちらを早く仕上げるか確認しておくようにしましょう。

原因②：何でも独力でやろうとする

何でも自分だけでやろうとする性格は、キャパオーバーの原因ともなります。
責任感があってしっかりしているのはいいのですが、できないことまで抱え込み過ぎて間に合わなくなることもあるでしょう。

仕事ができなくなる前に、一人でやろうとせずに他の人に助けを求めていれば、立ちゆかなくなって間に合わないという事態を避けられることもあります。
間際になって間に合わないことが分かると、かえって信用をなくす元になるでしょう。

原因③：ネガティブ思考

ネガティブ思考で、悪い方に考えが行く場合もキャパオーバーになる場合があります。
仕事をしている時に行き詰まりを感じると、思いが一気に悪い方に転じてしまいます。

「このまま間に合わないのでは」、「打開策がないのでは」と考えて、仕事を進められなくなってしまうことがあります。
駄目だと思い込むと、仕事が一気に思考停止状態になります。

手に付かなくなるのでキャパオーバーの状態になり、できる物もできなくなってしまうでしょう。

原因④：無理をし過ぎる

キャパオーバーの状態に陥る人は、無理をし過ぎて疲れていることがあります。
休む時間も惜しんで仕事をしているため、気がつかないうちに疲れをため込んでいます。

無理をしないで休みを取る必要があります。
長時間の休みを取るのが無理なら、仕事の区切りを付けてお茶を飲む時間を作り、少しの間でも構わないので強制的に休むと良いでしょう。

原因⑤：ストレスが溜まる

キャパオーバーになる人はストレスが溜まっていることがあります。
集中して仕事をしているのに何故と思うかもしれません。

どんなに興味があることをやっていても、長時間続けているとストレスが溜まって、頭が疲れてしまうことがあります。
同じ姿勢をして机に向かっていることで、目が疲れたり、肩や腕が疲れてしまったりすることもあり、仕事の精度が落ち、キャパオーバーを招くでしょう。

原因⑥：弱みを見せたくない

キャパオーバーになる人は、周囲の方に弱みを見せたくないとか、心配をさせたくないと考えている人も多いです。
自他共に仕事の能力があると考えているので、期待を裏切りたくないと考えている節もあるでしょう。

難しいと感じたときにどうしても無理と言えたり、人に手伝いを頼めたりできるならいいでしょう。
しかし、キャパオーバーになる人の場合は、人に甘えているように感じられてしまうことがあります。

他の人も自分の仕事で忙しいのに悪いと考えたり、自分が頼まれたのだから自分でやらないと、自分を追い詰めたりすることもあるでしょう。

原因⑦：相談相手がいない

キャパオーバーの状態になってしまう人には、仕事などの相談出来る相手がいない場合があります。
人間関係の面でトラブルがあることもあるでしょう。

その他には、専門職などで自分以外に仕事ができる人がいない場合もあります。
後輩などの経験が浅い人がほとんどで、職場では自分が相談を受ける立場であるケースもあります。

自分が全て仕事の優先度や進め具合を把握しなくてはいけないので、度が過ぎるとキャパオーバーになってしまうことがあるでしょう。

キャパオーバーした時の対処法

処理能力の限界を超えてしまったら、どうやって対処すべきか例を挙げます。

1. 助けを求める
2. 思い切って休む
3. 仕事を頼んできた相手の顔や声を遮断する
4. 体を軽く動かす
5. できそうにないときは断る
6. 他のことに注意を向ける
7. すぐにやるべきことが何か整理する
8. 甘い食べ物を取る
9. ストレス解消できる趣味を見つける
10. 環境を変える

項目別に対処法を詳しく紹介します。

対処法①：助けを求める

キャパオーバーになってしまうのが怖かったら、同僚や先輩に助けを求めることです。
その際、作業の進み具合を説明してどこまでの仕事ができて、行き詰まっている仕事について説明します。

できない所を手伝ってくれることもありますし、アドバイスを受けると、意外な所から解決方法が見つかる場合があるでしょう。
仕事を割り振った上司であれば、期限を延ばしてくれる場合もあります。

キャパオーバーで身動きが取れなくなってしまう前に、早めに相談するといいでしょう。

対処法②：思い切って休む

まだ日程的に余裕がある場合は、思い切って切り上げるのも大事です。
お昼を食べたり、ちょっとお茶を飲んだりして少し休むと落ち着きを取り戻すこともあるでしょう。

キャパオーバーで参ってしまった場合でも、少し区切りを付けるだけで気分転換ができ、頭が冴えてくることもあります。
キャパオーバーに陥っていたのが嘘のようにはかどる場合があるでしょう。

定休日を挟む場合は、休日出勤をせずに休みをとってリフレッシュするのもおすすめです。

対処法③：仕事を頼んできた相手の顔や声を遮断する

周囲の状況が気になって落ち着かない場合は、仕事を頼んできた上司や先輩の声が聞こえるだけで、急かされる感じがすることもあるでしょう。
対象の相手の顔が見えないように書類やペン立てなどを置いたり、直接声が聞こえない位置に移動したりして、気分を落ち着かせましょう。

相手の顔や声を少し避けるだけでも、ぴりぴりした気持ちが収まってキャパオーバーになってもやり過ごすことができます。
落ち着いたらまた仕事に戻りましょう。

対処法④：体を軽く動かす

キャパオーバーになって煮詰まっている時には、肩に力が入りすぎて血流が悪くなっていることがあります。
脳に十分な空気がいかないため、ぼーっとしてしまい、仕事が手に付かなくなることもあるでしょう。

机から離れて、トイレなどで簡単にストレッチすると、血流が良くなり体がほぐれてくることがあります。
少し疲れが取れるので、頭の働きが良くなってくる場合があるでしょう。

ストレッチが難しい場合は、個室で伸びをするだけでも緊張が緩んで、キャパオーバーの状態を脱しやすくなります。

対処法⑤：できそうにないときは断る

仕事が立て込んでいてキャパオーバーになりそうな場合は、無理だと言って断ることも大事です。
その場合は、相手に失礼にならないように自分がやっている仕事について話をして、丁寧に断りましょう。

いくつも仕事を抱えている場合は、相手も納得してくれます。
納得しない場合は、どの仕事を優先するのか聞いてから引き受けるかどうか考えるようにしましょう。

対処法⑥：他のことに注意を向ける

作業の進み具合が悪くなり、煮詰まっているように感じる場合は、仕事から他のことに注意を向けると良いでしょう。
簡単にデスク周りを整理整頓したり、書類の整理をしたりして、少し頭を休めます。

来客があった場合や自分がお茶を飲みたい場合は、コップを洗うなどして他のことに気を向けるのもおすすめです。
1つのことに集中しすぎてキャパオーバーになる方も多いので、少し他の物事に注意をそらすだけで解消することもあります。

対処法⑦：すぐやるべきことが何か整理する

キャパオーバーになった場合は、どの仕事を早くやるべきか確認して整理しましょう。
仕事を頼んだ人に尋ねて判断するのもいいですし、期日が早い物から順序よく片付けられるように分かりやすくしましょう。

手帳やカレンダーに書いておくのも見やすいです。
デスクなどの目に留まりやすい場所に、仕事内容のメモを書いたふせんを貼っておくのもおすすめです。

急ぐ順に番号を振っておくと分かりやすいですし、客先への問い合わせが必要な場合は、連絡をするように目立つ色でメモ書きしておきましょう。
終わった仕事のふせんから外して処分すると、仕事の進み具合が理解しやすくなります。

対処法⑧：甘い食べ物を取る

キャパオーバーになっている時は、頭を働かせすぎて処理能力が落ちていることがあります。
脳の栄養は糖分から摂取できます。

甘い食べ物を取ると集中力を取り戻すことができるでしょう。
かといって、仕事中にケーキやおまんじゅうなどをがっつり食べるのも難しい場合があります。

手軽に食べられるアメを用意しておいて、口でゆっくりと溶かしながら食べるのもいいですし、コーヒーや紅茶を飲むときに砂糖を少し入れるのもおすすめです。
果汁入りのジュースや野菜ジュースを飲むのもいいでしょう。

近年ではブドウ糖のタブレットも販売されています。
効率良く甘い物を取れ、素早く体内に吸収できるので、キャパオーバーで落ち着かない状態を早く脱することもできます。

個包装のブドウ糖を持ち歩いて、デスク周りに準備するのもおすすめです。

対処法⑨：ストレス解消できる趣味を見つける

日頃の仕事でキャパオーバーすることが多い人は、ストレス解消ができる趣味を持つのも大切です。
休日に仕事を忘れて思いっきり楽しめる物が良いでしょう。

読書や音楽鑑賞などの家で楽しめる物から、ドライブやスポーツなど、アウトドアの趣味も気分転換になります。
できれば、仕事関係の連絡などを絶つために、携帯電話やスマートフォンの電源を入れないようにするといいでしょう。

対処法⑩：環境を変える

あくまでも最終手段ですが、仕事の優先順位を聞いても答えてくれないとか、人の手を借りようとするなどと怒られる場合は、キャパオーバーになるどころか、精神的な病気を引き起こす場合があります。
周囲が改善しないなら、思い切って環境を変えることをすすめます。

転職するのが難しい事情もあるでしょう。
しかし、希望する分野の仕事がある場合、業界団体と結び付いている学校であれば転職に有利に働くこともあります。

今までの就業状況とはかりにかけて、他の道で活躍できる展望があれば、独立や転職も検討する価値があります。
キャパオーバーで苦しむよりも、遙かに楽になるかもしれません。

キャパオーバーしそうな時のサインや予兆

キャパオーバーする前兆について、どのようなものがあるか具体的に見てみます。

サインや予兆①：頭痛

こめかみの辺りや、首から後頭部にかけて鈍く凝りがあり、痛みがあるとキャパオーバーのサインとなる場合があります。
集中して仕事をしているため、頭を働かせすぎて疲れてしまうことから頭痛がすると考えられます。

首を回したり、肩や腕を上げ下げしたりして動かすようにすると痛みが取れ、気分転換ができます。

サインや予兆②：目が痛くなる

キャパオーバーしそうなサインとしては、目が重くなったように感じたり、目の奥に痛みが走ったりすることがあります。
集中して文書を見たり、パソコンを見たりして仕事をしているため、目をこらしていることから目の筋肉が疲れてしまいます。

できれば、水で濡らして固く絞ったタオルを1分間レンジにかけて蒸しタオルを作り、目元を温めてほぐすのがおすすめです。
職場で難しい場合は、ドライアイ用の目薬をさしたり、コンタクトや眼鏡を外して数分でも目を休めると回復する場合があります。

焦点を合わせずに窓の外の遠くの風景を見て、視線を遠くにやることで目の疲れを和らげることもできます。

サインや予兆③：集中力がなくなる

キャパオーバーのサインには、急に集中力がなくなって仕事が手に付かなくなる状況があります。
それまで順調にやって来たのに、不意に調子が出なくなることもあるでしょう。

集中しすぎて脳が疲れてしまっていることもあります。
仕事からいったん離れ、お茶を飲むなどの休息を取りましょう。

トイレ休憩に行くだけでも効果的ですよ！

サインや予兆④：眠気が強くなる

集中力がなくなるのと同様に急に眠気が襲ってくることもあります。
キャパオーバーの予兆で、疲れてきたという知らせでもあります。

前の日に寝不足で疲れが抜けきっていない場合もあります。
会社勤めの場合は、昼寝をするわけにはいかないでしょう。

コーヒーや紅茶、お茶などのカフェインが入っている飲み物を取って、眠気を冷ますようにするといいでしょう。
強いミント系の香料が入っているガムを噛むか、すっきり味ののど飴などを食べるのもおすすめです。

サインや予兆⑤：悩みで頭がいっぱいになる

キャパオーバーになるかけている場合、現在仕上げなければいけない仕事以外のことで頭がいっぱいになっていることがあります。
悩みがある場合はそのことにとらわれてしまい、集中できないこともあるでしょう。

仕事を今のように続けていていいのか、職場の人間関係で悩んでいるとか、様々なトラブルや生き方について頭をよぎります。
キャパオーバーすると、日頃悩んでいることで仕事がそっちのけになる場合もあるでしょう。

吐く息と一緒に悩みを外に出すようなイメージをしながら深呼吸をしてみてください。
悩みが少しだけ頭から離れてくれます。

サインや予兆⑥：仕事に関する物を見るのが嫌になる

キャパオーバーしそうな時は、仕事に関する書類などを見るのが辛くなったり、嫌な物に感じたりすることがあります。
仕上げるまでが面倒だとか、相手先は口うるさくて連絡を取るのが嫌だと考えて、頭が回らないように感じることもあるでしょう。

キャパオーバーしそうなサインが出たら、「○○時までにここまでの書類を仕上げる」と目標を決めましょう。
その時間を迎えた場合や、目標まである程度到達した時に、数分ほど休みをとってリフレッシュするのがおすすめです。

サインや予兆⑦：嫌なことを思い出して辛くなる

キャパオーバーになりそうな時には、嫌なことを思い出して辛くなります。
気分が後ろ向きになり、今やっていることで失敗するのではないかと不安になることもあるでしょう。

嫌なことやネガティブな考えにとらわれてしまい、能力が働かなくなってしまうこともあると考えられます。
嫌なことを次々に思い出して疲れるように感じてきたら、気分を切り替えるのがおすすめです。

キャパオーバーする前に、少し仕事から離れて休憩しましょう。

サインや予兆⑧：お腹が空く

燃料切れになると車が動かなくなるように、人も疲れると思考能力が低下してキャパオーバーを招きます。
お腹が空いてたまらなくなった場合は、エネルギー切れを示しているので、頭の働きが落ちて仕事の能率が悪くなります。

本格的に頭が回らないとキャパオーバーになるので、早めに空腹を解消するようにしましょう。
気軽につまめるアメや、ちょっとした甘いお菓子を少し口にするだけでキャパオーバーを防げるでしょう。

事前にキャパオーバーを防ぐ方法

キャパオーバーを防ぐ対策方法について、考えてみます。

1. 1日のスケジュールに余裕を持たせる
2. 睡眠時間を確保して疲れを取る
3. 事前に相手に仕事ができる量を伝える
4. 優先順位を考えるクセをつける
5. 時々休む時間を確保しておく

対策方法を項目ごとに詳しく説明します。

方法①：1日のスケジュールに余裕を持たせる

仕事をしている時間も含めて、日常の習慣を見直して無理のない生活を送るようにするとキャパオーバーを防げる場合があります。
例えばキャリアアップのために資格取得を目標としている場合があります。

限られた時間をやりくりして、1日に2～3時間は勉強の時間を取る必要があるでしょう。
勉強をし過ぎて疲れがたまり、キャパオーバーになることもあります。

通勤時間などのスキマ時間や、頭が冴えている就業前の時間を勉強に割り当てて、無理のないスケジュールを立てるようにしましょう。

方法②：睡眠時間を確保して疲れを取る

キャパオーバーを防ぐには生活習慣を見直すのも良い方法です。
見直した方が必要な習慣に夜更かしが挙げられます。

できれば1日あったことを頭の中で整理できるので、睡眠時間を6～8時間ほど確保するのがおすすめです。
余計な情報や嫌な思いを整理して捨てることができるため、頭の働きが格段に良くなり、キャパオーバーを避けることができるでしょう。

スマートフォンを閲覧し過ぎると目が覚めてしまうので、できれば寝る前に見るのは避けた方が良いでしょう。

方法③：事前に相手に仕事ができる量を伝える

キャパオーバーの原因として、処理能力以上の仕事を任せられ、脳がパンクしてしまうことも挙げられます。
仕事を頼まれた時に現在抱えている仕事を伝え、どのくらいならこなせるというように伝えておきましょう。

上司や先輩に言いにくい場合もあるでしょうが、時には日程に余裕を持たせてもらったり、1度に大量の仕事を持ち込まれたりしないように配慮してもらうことも大事です。

方法④：優先順位を考えるクセをつける

キャパオーバーをしないようにするには、仕事の優先順位を考えたり、日程に余裕がない物から先にこなしたりするクセを付けるといいでしょう。
スケジュール管理には、1日の時間単位で予定が立てられるバーチカルタイプの手帳がおすすめです。

直接手帳に記入すると、後で仕事をする順番が変わった時に書き換えして見にくくなる場合があります。
ふせんを使って記入し、張り替えながらスケジュール管理をするのがおすすめです。

ブラウザなどに添付されたスケジュールソフトや、仕事用のチャットソフトのタスク欄などに入力して管理する方法も良いでしょう。
自動的に仕事を期限の早い日付順に並べ替えられるため、随時確認しやすくなります。

方法⑤：時々休む時間を確保しておく

キャパオーバーを防ぐには、作業の休み時間を強制的に確保すると良いでしょう。
長い時間でなくてもいいので、仕事の切りの良いところまで来たら数分でもお茶でも飲んで一息入れるというやり方でも構いません。

パソコンを使っている場合は、疲れ目を防ぐためにも1時間作業をしたら、10分ほど休憩するという休み方がおすすめです。
トイレ休憩のような形でも構いませんし、用事を頼まれてちょっと外出する方法もいいでしょう。

キャパオーバーを防いで能率を上げるには

キャパオーバーは自分の限界を超えて作業をし続けすぎて、仕事が手に付かなくなることです。
責任感を強く持ちすぎたり、能力以上の仕事を引き受けたりした時になります。

睡眠不足などの生活習慣のために、疲れが取れにくく脳の働きが十分でなくなってキャパオーバーになる場合もあります。
ストレスを解消させたり、疲れを取るようにしたりしてキャパオーバーの問題を解決しましょう。

人のために仕事を引き受けすぎるないように注意するのも大切です。
それでも改善しない時は、転職も視野に入れた方が良いかもしれません。